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Flujos y Casos de Uso

Documentación visual de los principales flujos de operación del sistema y ejemplos de cómo integrarlo con otros sistemas.

Índice de Flujos​

  1. Autenticación
  2. Creación de Reserva
  3. Edición de Reserva
  4. Cancelación de Reserva
  5. Notificaciones
  6. Integraciones Externas

Autenticación​

Flujo de Login con Google OAuth​

Pasos:

  1. Usuario hace clic en "Login con Google"
  2. Se redirige a Google OAuth
  3. Usuario autoriza la aplicación
  4. Sistema verifica el código y obtiene email
  5. Sistema busca o crea usuario basado en el tenant
  6. Se crea sesión/token
  7. Usuario entra al dashboard

Creación de Reserva​

Flujo Principal - Crear Nueva Reserva​

Acciones Automáticas:

  • Email de confirmación con archivo ICS
  • WhatsApp con detalles de reunión
  • Evento en Google Calendar (si aplica)
  • Google Meet enlazado en el evento

Edición de Reserva​

Flujo de Actualización de Reserva​

Notificaciones:

  • Email a todos los invitados con cambios
  • WhatsApp al organizador
  • Evento de Google Calendar sincronizado

Cancelación de Reserva​

Flujo de Cancelación y Limpieza​

Limpieza Automática:

  • Eliminar evento de Google Calendar
  • Notificar a todos los invitados
  • Notificar al organizador por WhatsApp
  • Registrar cancelación en auditoría

Notificaciones​

Flujo de Sistema de Notificaciones​

Tipos de Notificaciones:

  1. Confirmación de Reserva

    • Destinatario: Organizador + Invitados
    • Contenido: Detalles de reunión, Google Meet link, ICS

  2. Edición de Reserva

    • Destinatario: Todos los involucrados
    • Contenido: Cambios realizados, nuevos detalles

  3. Cancelación

    • Destinatario: Organizador + Invitados
    • Contenido: Motivo de cancelación, datos de lo cancelado

  4. Recordatorio (15 min antes)

    • Destinatario: Organizador + Invitados con WhatsApp
    • Contenido: Recordatorio de próxima reunión, Google Meet link

Integraciones Externas​

Flujo de Integración CRM + Sistema de Reservas​

Flujo de Integración con Sistema de Asistencia​

Casos de Uso Típicos​

Caso 1: Reunión Simple Entre Internos​

Actor: Usuario de la empresa
Objetivo: Agendar reunión con equipo

Pasos:

  1. Login con Google
  2. Click "Nueva Reserva"
  3. Seleccionar sala
  4. Seleccionar hora
  5. Buscar y agregar invitados (María, Juan)
  6. Crear Google Meet
  7. Crear reserva

Resultado:

  • Confirmación a todos por email
  • Recordatorio 15 min antes por WhatsApp

Duración: ~5 minutos
Notificaciones: 2 emails + 1 WhatsApp

Caso 2: Reunión con Cliente Externo​

Actor: Ejecutivo de ventas
Objetivo: Agendar llamada con prospecto

Pasos:

  1. Login con Google
  2. Click "Nueva Reserva"
  3. Seleccionar sala (con Google Meet)
  4. Seleccionar hora
  5. Agregar email de cliente (externo)
  6. Crear Google Meet
  7. Crear reserva

Resultado:

  • Email al cliente con Meet link
  • Email a ejecutivo con confirmación
  • Recordatorio 15 min antes
  • Cliente accede al Meet desde email

Duración: ~5 minutos
Notificaciones: 3 emails + 1 WhatsApp

Caso 3: Integración con CRM​

Actor: Sistema CRM externo
Objetivo: Sincronizar reuniones en ambos sistemas

Flujo:

CRM → Abre modal "Agendar Reunión"
    → API GET /bookings/search-users?q=maria
    → API POST /bookings (crear)
    → API GET /bookings/{id} (obtener detalles)
    → Guarda booking_id en CRM
    → Usuario ve Google Meet link en CRM

Usuario cancela en CRM:
    → API DELETE /bookings/{id}
    → Sistema notifica por email

Usuario edita en Sistema:
    → Webhook notifica a CRM
    → CRM actualiza su base de datos

Caso 4: Reserva Recurrente (Semanal)​

Nota: Función puede requerir extensión

Pasos:

  1. Usuario crea reserva
  2. Sistema expone opción "Recurrente"
  3. Selecciona "Semanal" y duración
  4. Sistema crea múltiples reservas

Resultado:

  • Una reserva por cada semana
  • Cada una es independiente
  • Se pueden editar/cancelar individualmente

Próximas Mejoras​

Planeado para futuras versiones:

  • Reservas recurrentes
  • Webhooks para integraciones avanzadas
  • Importar/exportar de calendarios
  • Recordatorios personalizables
  • Reportes y analytics
  • RSVP y confirmación de asistencia
  • Salas virtuales integradas